Otras operaciones

 

Borrado de Movimientos

Esta función te permitirá borrar los movimientos del periodo en el que te encuentras, con dos modalidades:

Borra las pólizas capturadas

Borra las pólizas y también el saldo inicial (que corresponde al saldo final del periodo anterior)

 

Para borrar movimientos deberás:

1. Cerrar todos los módulos existentes, si no se realiza esto el menú no se activara.
2. Menú Procesos > Borrado de Movimientos

 

Borra solo movimientos. Al activar esta opción, el sistema  borrara todas las pólizas registradas en el periodo hasta el momento de efectuar el proceso. Esto afectara los saldos finales de las cuentas, ya que solo mostraran los montos de los saldos iniciales.

Borra movimientos y saldo inicial. Esta opción, además de eliminar las pólizas, el campo de saldo inicial de todas las cuentas de los departamentos se igualara a cero. 

 

CREAR EL SIGUIENTE PERIODO

Un periodo, se refiere a un lapso de tiempo transcurrido, para agrupar las operaciones contables de una empresa. Generalmente, este periodo comprende de un mes natural.

La finalidad de crear un siguiente periodo, es para cambiar al siguiente mes, ya que al crear el periodo, se crea de manera automática el catalogo de cuentas y las aplicaciones utilizadas, esto es necesario para poder llevar a cabo el traspaso de saldos.

1. Se deberán cerrar todos los módulos existentes, si no se llega a realizar este proceso, el menú no se activara.
2. Presiona los botones ALT + A + O para abrir el Administrador de Periodos

Posteriormente, haz clic en el botón Nuevo, para abrir una ventana de dialogo similar a la siguiente:

y pulsa el botón aceptar en todas las ventanas y cuadros de dialogo que aparezcan a continuación.

Al terminar con los procesos, se reabrirá el Administrador de Periodos, donde aparecerá el nuevo periodo creado.

Operaciones con Polizas

 

Modificar una Póliza

Las pólizas que se generan en Aspel COI se pueden modificar, los campos que se pueden modificar son Fecha, Concepto, No. De Cuenta, Concepto de Movimiento, Debe y Haber. En el caso de los campos Tipo y Número no se pueden modificar ya que son de solo lectura.

1. Selecciona la póliza desde el catálogo de pólizas.
2. Menú Edición > Modificar (Tecla ALT + Retroceso)
3. Clic en el icono Modificar (o hacer doble clic directamente sobre la póliza deseada)
4. Una vez que se haya realizado el cambio en la póliza, se debe grabar presionando la tecla F3.

 

Eliminar una Póliza

1. Selecciona la póliza desde el catálogo de pólizas.
2. Menú Edición > Eliminar (Tecla ALT + Suprimir)
3. Clic en el icono Eliminar

 

Buscar una póliza

Esta función te permite localizar dentro del catálogo, la póliza que cumpla con las características indicadas. En el catálogo de pólizas, realizar lo siguiente:

1. Menú Ver > Buscar (Tecla F3)
2. Se activa una barra de búsqueda. Solo digita el nombre de la operación solicitada y presiona Enter al terminar.

 

Filtrar pólizas

Esta función te permite ver dentro del catálogo, solo las pólizas que cumplan con las características indicadas. En el catálogo de pólizas, haz lo siguiente:

1. Menú Ver > Filtrar (Tecla F5)
2. Aparecerá un cuadro como el siguiente:

Donde se puede elegir el Tipo de póliza (Diario, Ingreso o Egreso), por rango de pólizas (especificando los números de registro), por fecha y atributo. Al finalizar, presiona el botón Aceptar.

 

Imprimir Póliza

Se puede imprimir una póliza al momento de darla de alta, modificarla o consultarla. En el catálogo de pólizas:

1. Elige el menú Archivo > Imprimir
2. Se activara la ventana de impresión. Elige la impresora y clic en Imprimir.

 

Auditar Póliza

Esta herramienta está diseñada para que el contador verifique las pólizas y las marque como auditadas, para evitar que puedan ser modificadas posteriormente.

En el catálogo de pólizas, realiza lo siguiente:

1. Abre la póliza que deseas auditar
2. Menú Edición > Auditar Póliza

Nota: Cuando una póliza es auditada, ya no es posible modificarla. Si se desea modificar nuevamente, se deberá presionar nuevamente el icono de Auditar Póliza.

Ejercicio Contable 2

Trending Clouths registra las siguientes operaciones en la semana 21 del año 2011.

1. La sucursal 1, tiene un deposito inicial en caja de $2,000.00
2. Se realiza una venta al contado por $12,000.00 + IVA, pagado con tarjeta de debito.
3. Se solicita un credito a nuestro proveedor de playeras Silver Plate S.A. de C.V. para adquirir mercancia por un monto de $5,300.00. Pagamos $2,000.00 en efectivo como primer pago y por el resto firmamos un pagare.
4. Un cliente deposita a nuestra cuenta bancaria $10,000.00 como pago de una deuda anterior, la cual ha quedado saldada.
5. Se registra una venta de mercancias por $3,200.00, pagados en efectivo.
6. 
   
7. Pagamos el recibo de telefono, por $1,100.00 IVA Incluido en efectivo.
8. Vendemos la camioneta antigua de reparto, con precio de $42,500.00, los cuales pagan mediante un deposito bancario.
9. Se realiza el mantenimiento de los sanitarios de la sucursal 1. Gastamos $3,000.00, pagados mediante un cheque.
10. Adquirimos una camioneta para trasladar la mercancia, con un costo de $245,000.00 + IVA. Dejamos un enganche por $63,000.00 pagados en cheque.
11. Se registra una venta de pantalones, por un total de $7,640.00 en efectivo.
12. Se solicita a IMPRESIONES AMERICA S.A. DE C.V. que diseñe y publique publicidad para nuestra empresa, por lo cual se nos cobra $3,400.00 mismos que pagamos en efectivo.
13. Se paga el sueldo de todos los empleados mediante pago de nomina bancaria. El movimiento fue de un total de $12,300.00.
14. Compramos 2 equipos de computo, con un valor individual de $8,600.00, los cuales pagamos en efectivo.
15. Se vende mercancia por $8,500.00, pagados mediante tarjeta de debito.

Si tienes problemas para registrar. realiza cuentas T en tu libreta.

Conceptos Generales

 

Balanza de Comprobación

La balanza de comprobación se puede obtener en el momento que lo desees, sin que se requiera un cierre o corte del periodo, te proporciona los datos tradicionales de una balanza como son: números de cuenta, nombre de la cuenta, saldo anterior, debe , haber, saldo actual y cuadré de cuentas.

Diario General

Este diario general se conoce también como el libro diario, consiste en el listado de todas las pólizas ordenadas por tipo de póliza y en orden ascendente de número de póliza. Al final del reporte se suman los totales de los movimientos de todas las pólizas listadas, este reporte se puede emitir en cualquier momento sin necesidad de haber terminado el periodo y no requiere de ningún proceso de clasificación.

Auxiliares Mensuales y Anuales

Los auxiliares también se conocen como libro mayor auxiliar. Consiste en un listado de todas las cuentas, en el mismo orden del catálogo, en cada una se menciona su número, descripción y saldo inicial.

Si se trata de una cuenta de detalle, se presentan también las pólizas que la afectaron.

Este reporte se puede emitir en el momento que el usuario lo desee.

 

Reportes Financieros

El sistema te permite emitir estados financieros estándar y estados financieros diseñados por ti mismo. Estos últimos se crean con un módulo de emisión de formatos de reporte. Este modulo manda a impresión los siguientes reportes estándar:

• Estado de situación financiera.
• Estado de resultados.
• Libro mayor.

 

Balanza Anual y Consolidación

Ese módulo, te permite emitir una balanza de comprobación mensual o de varios meses, y solo requiere que le proporciones los archivos de los meses que deseas incluir.

Pólizas (parte II)

Movimientos

La captura de pólizas se realiza seleccionando la opción de altas en el menú de movimientos.

Contabilización de una Póliza

Una vez que termines de capturar todos los movimientos de la póliza, oprime F10 o ESCAPE (ESC) en el lugar correspondiente al número de cuenta y el sistema sumara los niveles de las cuentas, formulando cifras de control para verificar que estas fueron capturadas correctamente, así como los totales de los cargos y abonos.

Si la póliza cuadra, el sistema te preguntará si están correctos tus datos, al cual deberás contestar “S” para gravar la póliza e inmediatamente actualizar los saldos de todas las cuentas involucradas en la póliza. O “N” para rechazar su captura y corregir la información.

Si la sumas de los cargos y abonos no son iguales, el sistema no permitirá el registro de esa póliza y desplegará en la pantalla el siguiente mensaje:

LAS SUMAS NO CUADRAN. PRESIONA <ENTER>

 

Bajas

Cuando eliges la opción de bajas en el menú de pólizas, aparece una pantalla idéntica a la de altas. Debes capturar el tipo y número de póliza que deseas dar de baja.

 

Cambios

Cuando eliges la opción de cambios en el menú pólizas aparece una pantalla idéntica a la de altas, debes capturar el tipo y número de póliza que deseas modificar, puedes modificar todos los datos de la póliza excepto el tipo y el número de la misma.

 

Consulta de Pólizas

El modulo de consulta de pólizas, presenta la póliza exactamente como fue capturada, mostrando para cada movimiento el número de cuenta, el concepto del movimiento y el cargo o abono, para hacer más fácil la consulta, primero solicita el tipo de póliza que deseas consultar y a partir de que número de póliza. Enseguida aparece una pantalla en la que aparece el listado con las pólizas ordenadas por número consecutivo y de la que puedes escoger alguno con el cursor e inmediatamente después oprimir ENTER.

 

Balanza de Disco

Este modulo del sistema, es el que permite manejar pólizas grabadas de disco, por medio de el, se pueden crear pólizas repetitivas para conceptos tales como renta o depreciación, y se pueden capturar pólizas generadas por otros sistemas.

 

Balanza de Comprobación

Por medio de este modulo, se pueden consultar o emitir reportes de la balanza de comprobación cual presenta saldo inicial, los cargos y abonos y saldo final del mes de las cuentas que desees permitiendo la consulta y emisión dependiendo de la configuración del sistema. Al entrar a este modulo, se presenta el siguiente menú:

CATALOGO DE CUENTAS

POLIZAS

BALANZA DE COMPROBACION

DIARIO GENERAL

AUXILIARES MENSUALES

1. CONSULTAS

2. REPORTES

3. FINALIZAR

La opción de consultas te permite desplegar la balanza de comprobación por la pantalla mientras que la opción de reportes la emite por el impresor, pantalla o archivo en disco.

Consultas

Esta opción te permite consultar las cuentas con o sin departamentos. En esta pantalla se introducirá al número de cuenta a partir del cual, se requiere hacer la consulta y el nivel de la balanza; ya sea de mayor o de auxiliar.

Reportes

Si tomas la opción de reportes, el sistema te solicitará los siguientes datos:

• Número de cuenta inicial y final
• Departamento (si existe)
• Nivel de balanza
• Solo con movimientos S/N

• Título del reporte.

Auxiliares Mensuales y Anuales

El modulo de auxiliares mensuales y anuales te sirve para consultar y reportar los saldos y afectaciones a cada una de las cuentas del catálogo, ya sea de un mes o hasta de un año completo. Este reporte es el que comúnmente se denomina libro mayor auxiliar las opciones con que cuenta este modulo para la presentación de auxiliares es el siguiente:

 

Consulta por pantalla o reporte.

Mensual o anual.

Todas las cuentas o solo aquellas con movimiento.

Rango de cuentas total o parcial.

Saldos históricos.

Definir el corte a mayor, subcuenta, sub-subcuenta, etc.

Al seleccionar este modulo aparecerá en la pantalla lo siguiente:

Catálogo de cuentas.

Pólizas.

Balanza de comprobación.

Diario general.

Auxiliares mensuales y anuales.

Reportes financieros.

Balanza anual y consolidación.

 

REPORTES CONTABLES.

Este modulo permite la emisión de reportes financieros, de manera predefinida y en formatos estándar, sin embargo el sistema te permite editar sus propios formatos, el menú inicial de este modulo es el siguiente:

Catalogo de cuentas.

Pólizas.

Balanza de comprobación.

Diario general.

Auxiliares mensuales y anuales.

Reportes financieros.

Balanza anual y consolidación.

Hoja de calculo.

 

EMISIÓN DE REPORTES.

Este menú te permite la emisión de los siguientes reportes financieros:

• Balance general.
• Estado de resultados.
• Reexpedición de resultados.
• Libro mayor.
• Reportes del usuario.